Een factuur via Peppol verzenden, stap voor stap

Kort samengevat. Om in FactOne een factuur via Peppol te verzenden, hebt u een Belgisch btw-nummer nodig, een geactiveerde Peppol-verzending voor uw bedrijf en een Peppol-adres van uw klant (door hem opgegeven, of afgeleid van zijn Belgisch btw-nummer). Hieronder de stappen, met de benamingen die u op het scherm ziet.

Voor u begint

Een Belgisch btw-nummer voor uw bedrijf, ingevuld in het bedrijfsprofiel.
De activering van Peppol vanuit het bedrijfsprofiel. Die verloopt via Recommand, de Peppol-dienstverlener van FactOne. Recommand vraagt een identiteitsverificatie van het bedrijf door zijn wettelijke vertegenwoordiger die in de KBO is ingeschreven, op een beveiligde pagina van Recommand. FactOne ontvangt of bewaart geen identiteitsdocumenten. Zolang de activering niet klaar is, wordt Peppol-verzending niet aangeboden; facturen, pdf's, aankopen en btw blijven bruikbaar.
Het Peppol-adres van de ontvanger: het adres dat uw klant opgaf of, voor een Belgische klant, het adres afgeleid van zijn btw-nummer. Zonder identificeerbare ontvanger weigert FactOne de verzending in plaats van een adres te raden.

Stap 1: de factuur aanmaken en uitgeven

Maak de factuur aan en geef ze daarna uit. Een concept wordt niet via Peppol verstuurd: het scherm vraagt u eerst de factuur uit te geven.

Stap 2: verzenden

Na het aanmaken van de factuur biedt een scherm de keuze tussen « Versturen via Peppol », « Versturen per e-mail » of « Later versturen ». FactOne biedt Peppol alleen aan als de verzending echt kan vertrekken: het controleert bij het netwerk of de ontvanger Peppol-facturen ontvangt. U kunt de verzending ook later starten vanuit de factuurfiche (« Versturen via Peppol »). De meldingen « Peppol-verzending bezig: de status verschijnt op de factuurfiche » en « Factuur verstuurd via Peppol » tonen waar de verzending staat.

Gratis proberen

Stap 3: de status volgen

De factuurfiche toont de status, bijvoorbeeld « Concept », « Verzonden via Peppol », « Geleverd » of « Mislukt » (de benamingen kunnen per scherm licht verschillen). Bij een mislukte verzending kunt u « Peppol opnieuw versturen ». Een factuur die al is doorgestuurd of waarvan de verzending bezig is, kan niet opnieuw worden verstuurd.

De pdf en de gestructureerde versie

Een Peppol-factuur reist in gestructureerde vorm (UBL-formaat). Vanuit de fiche kunt u de pdf downloaden (« PDF downloaden », « Peppol-PDF downloaden »). Via de export van documenten haalt u uw facturen ook als pdf en XML op in een ZIP-archief.

En als de klant niet bereikbaar is via Peppol?

Geeft het netwerk aan dat uw klant niet op Peppol is geregistreerd, dan biedt FactOne de Peppol-verzending niet aan en stelt het voor de factuur per e-mail te versturen. Kon de controle op dat moment niet worden afgerond, dan vraagt de melding u het later opnieuw te proberen vanuit de factuurfiche. Een particuliere klant heeft geen Peppol-adres. Welke verplichtingen in dat geval voor uw factuur gelden, laat u best nakijken door uw boekhouder of de FOD Financiën.

Wat FactOne doet, en wat niet

FactOne maakt uw facturen aan, zorgt voor het verzenden en ontvangen van Peppol-facturen, scant uw aankopen en bereidt uw btw-vakken voor ter validatie. Het vervangt noch uw boekhouder, noch de verificaties bij de FOD Financiën.