Comment envoyer une facture via Peppol, pas à pas

À retenir. Pour envoyer une facture via Peppol depuis FactOne, il vous faut un numéro de TVA belge, l'activation de l'envoi Peppol pour votre société et une adresse Peppol pour votre client (déclarée, ou déduite de son numéro de TVA belge). Voici les étapes, avec les libellés que vous verrez à l'écran.

Avant de commencer

Un numéro de TVA belge pour votre société, renseigné dans le profil société.
L'activation de Peppol depuis le profil société. Elle passe par Recommand, le prestataire Peppol de FactOne, qui demande une vérification d'identité de la société par son représentant légal inscrit à la BCE, sur une page sécurisée de Recommand. FactOne ne reçoit ni ne conserve de pièce d'identité. Tant que l'activation n'est pas terminée, l'envoi Peppol n'est pas proposé ; factures, PDF, achats et TVA restent utilisables.
L'identifiant Peppol du destinataire : celui que votre client a déclaré, ou, pour un client belge, celui que donne son numéro de TVA. Sans destinataire identifiable, FactOne refuse l'envoi plutôt que de deviner une adresse.

Étape 1 : créer et émettre la facture

Créez la facture, puis émettez-la. Un brouillon ne part pas via Peppol : l'écran vous invite à émettre la facture d'abord.

Étape 2 : l'envoyer

Une fois la facture créée, un écran propose « Envoyer via Peppol », « Envoyer par e-mail » ou « Envoyer plus tard ». FactOne ne propose Peppol que si l'envoi peut réellement partir : il vérifie auprès du réseau que le destinataire reçoit des factures Peppol. Vous pouvez aussi lancer l'envoi plus tard, depuis la fiche de la facture (« Envoyer via Peppol »). Les messages « Transmission Peppol en cours : son statut s'affichera sur la fiche » ou « Facture transmise via Peppol » vous indiquent où en est l'envoi.

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Étape 3 : suivre le statut

La fiche de la facture affiche son statut, par exemple « Brouillon », « Envoyée Peppol », « Livrée » ou « Échec » (selon l'écran, les libellés peuvent varier légèrement). En cas d'échec, une action « Relancer Peppol » est proposée. Une facture déjà transmise, ou dont la transmission est en cours, ne peut pas être renvoyée.

Le PDF et la version structurée

Une facture Peppol voyage sous forme structurée (format UBL). Depuis la fiche, vous pouvez télécharger le PDF (« Télécharger le PDF », « Télécharger le PDF Peppol »). L'export des documents permet aussi de récupérer vos factures en PDF et XML dans une archive ZIP.

Et si le client n'est pas joignable via Peppol ?

Si le réseau indique que votre client n'est pas inscrit sur Peppol, FactOne ne propose pas l'envoi Peppol et vous suggère de lui envoyer la facture par e-mail. Si la vérification n'a pas pu aboutir sur le moment, le message vous invite à réessayer plus tard depuis la fiche de la facture. Un client particulier n'a pas d'adresse Peppol. Quant à savoir quelles obligations s'appliquent à votre facture dans ce cas, vérifiez votre situation auprès de votre comptable ou du SPF Finances.

Ce que FactOne fait, et ne fait pas

FactOne crée vos factures, assure l'envoi et la réception de factures Peppol, scanne vos achats et prépare vos grilles de TVA pour validation. Il ne remplace ni votre comptable ni les vérifications auprès du SPF Finances.