Gids
Facturen delen met uw boekhouder: exports en toegang
Hoe u uw boekhouder toegang geeft of uw facturen en aankopen doorstuurt met FactOne: uitnodiging, toegang tot toegestane dossiers, exports.
Kort samengevat. Met FactOne nodigt u, de klant, uw boekhouder uit; hij krijgt pas toegang tot uw dossier nadat u akkoord bent gegaan. Hij kan dan uw documenten volgen, of u bezorgt hem gewoon een export of een archief, zonder toegang te geven.
Optie 1: uw boekhouder toegang geven
- U nodigt uw boekhouder per e-mail uit vanuit uw ruimte, of u stuurt hem een koppelingsverzoek dat hij aanvaardt.
- De toegang wordt alleen met uw akkoord geopend en u kunt ze op elk moment intrekken.
- Afhankelijk van wat u toestaat, is de toegang alleen-lezen of lezen en schrijven.
Wat de boekhouder ziet
Het boekhouderportaal is één ruimte met de lijst van zijn klanten en toegang tot elk toegestaan dossier, met wisselen van dossier in één klik. Hij vindt er uw documenten en een btw-dashboard. Aankopen met onbepaalde btw worden gemarkeerd in plaats van als nul geteld.
Hij heeft alleen toegang tot dossiers van klanten die hem hebben aanvaard.
Overleggen zonder eindeloze e-mails
Uw boekhouder kan een ontbrekend document of een correctie vragen in de vorm van een taak, met opmerkingen en bijgevoegde documenten. Hij kan ook aankopen valideren en de btw beslissen van documenten die nagekeken moeten worden. Hij kan de btw-aangifte van uw vennootschap voorbereiden; de indiening op Intervat gebeurt door hem of door u.
Optie 2: hem een export bezorgen
Wilt u liever geen toegang openen, dan bezorgt u hem:
- een ZIP-archief van uw facturen in UBL-formaat, met hun pdf (voor een Peppol-aankoop wordt de originele pdf van de leverancier bijgevoegd wanneer die bestaat);
- een export per periode (kwartaal), verkopen en aankopen;
- een export voor zijn boekhoudpakket: Sage BOB 50, Exact Online, Octopus, WinBooks, Yuki of Venice, plus een universele boekhoudkundige CSV.
Wat FactOne nog niet aanbiedt
Voor alle duidelijkheid: FactOne biedt nog geen aparte instellingen voor "raadplegen" en "exporteren": het gekozen toegangsniveau is "alleen-lezen" of "lezen en schrijven".
Gratis voor de boekhouder?
De boekhouderruimte is gratis voor geverifieerde accountants en kantoren (ITAA, IPCF of KBO-nummer, handmatige verificatie). Uw eigen formules blijven voor uw rekening.
Welke optie kiezen?
Directe toegang past als uw boekhouder uw documenten gaandeweg wil volgen, vragen wil stellen en aankopen wil valideren. Een export past als u hem liever een volledig kwartaal bezorgt, om in zijn eigen pakket te verwerken. Beide kunnen samen, en u houdt de touwtjes in handen: de toegang kan op elk moment worden ingetrokken.
Bespreek het in elk geval eerst met uw boekhouder: hij weet welk formaat en welke frequentie hem het best uitkomen.
Langs de factuurkant
Met FactOne kunt u Peppol-facturen verzenden en ontvangen: uw facturen en aankopen komen geordend binnen en zijn klaar om gedeeld te worden.
14 dagen gratis proberen, zonder bankkaart.