Guide
Partager ses factures avec son comptable : exports et accès
Comment donner accès à votre comptable ou lui transmettre vos factures et achats avec FactOne : invitation, accès aux dossiers autorisés, exports.
À retenir. Avec FactOne, c'est vous, le client, qui invitez votre comptable ; il n'accède à votre dossier qu'une fois l'accord donné. Il peut alors suivre vos pièces, ou vous pouvez simplement lui envoyer un export ou une archive, sans lui donner d'accès.
Option 1 : donner un accès à votre comptable
- Vous invitez votre comptable par e-mail depuis votre espace, ou vous lui envoyez une demande de rattachement qu'il accepte.
- L'accès n'est ouvert qu'avec votre accord, et vous pouvez le retirer à tout moment.
- Selon ce que vous autorisez, l'accès se fait en lecture seule ou en lecture et écriture.
Ce que voit le comptable
Le portail comptable est un espace unique qui liste ses clients et donne accès à chaque dossier autorisé, avec un changement de dossier en un clic. Il y retrouve vos pièces et un tableau de bord TVA. Les achats à TVA indéterminée sont signalés plutôt que comptés à zéro.
Il n'accède qu'aux dossiers de clients qui l'ont accepté.
Échanger sans e-mails à rallonge
Votre comptable peut vous demander une pièce manquante ou une correction sous forme de tâche, avec commentaires et documents joints. Il peut aussi valider des achats et trancher la TVA des pièces à vérifier. Il peut préparer la déclaration TVA de votre société ; le dépôt sur Intervat reste fait par lui ou par vous.
Option 2 : lui envoyer un export
Si vous préférez ne pas ouvrir d'accès, transmettez-lui :
- une archive ZIP de vos factures au format UBL, avec leur PDF (pour un achat Peppol, le PDF d'origine du fournisseur est inclus quand il existe) ;
- un export par période (trimestre), ventes et achats ;
- un export pour son logiciel : Sage BOB 50, Exact Online, Octopus, WinBooks, Yuki ou Venice, ainsi qu'un CSV comptable universel.
Ce que FactOne ne propose pas encore
Pour être clair : FactOne ne propose pas encore de réglage séparé « consultation » et « export » : le niveau d'accès choisi est « lecture seule » ou « lecture et écriture ».
Gratuit pour le comptable ?
L'espace comptable est gratuit pour les experts-comptables et cabinets vérifiés (ITAA, IPCF ou numéro BCE, vérification manuelle). Vos propres formules restent à votre charge.
Quelle option choisir ?
L'accès direct convient si votre comptable veut suivre vos pièces au fil de l'eau, poser des questions et valider des achats. L'export convient si vous préférez lui transmettre un trimestre complet, à intégrer dans son propre logiciel. Les deux peuvent se combiner, et vous gardez la main : l'accès se retire à tout moment.
Dans tous les cas, parlez-en d'abord avec votre comptable : c'est lui qui sait quel format et quelle fréquence d'envoi lui conviennent le mieux.
Côté factures
FactOne permet l'envoi et la réception de factures Peppol : vos factures et achats arrivent classés, prêts à être partagés.
Essai gratuit 14 jours, sans carte bancaire.